Assemblage et Envoi de Documents - Olympia Capital améliore sa productivité grâce au logiciel

Patrice Fournier de la societe Olympia Capital Services (societe du groupe Olympia) nous fait part de son experience dans l'amelioration de 60% a 80% de sa productivite en implementant [simplement] DominoPDF pour automatiser l'assemblage et l'envoi de documents.

Il fournit aussi du code de son projet pour les developpeurs

Le projet existant etait un workflow pour notre Back-Office qui permettait la generation importante de documents a destination de nos clients et partenaires dans le cadre du suivi des transactions. Un serveur de fax etait deja en place mais n’etait pas utilise. Son probleme etait qu’il fonctionnait bien mais il y avait souvent une difference (WYSIWYG) entre ce que voyaient a l’ecran les utilisateurs et le document final recu par fax par nos relations. Par email, notre workflow delivrait des documents proprietaires et les seules facons d’envoyer par email etait de passer par une imprimante de conversion du document. Cette solution a ete teste mais elle s’est vite trouve trop lente.

Au final, nous avons etait face a un probleme simple : l’evolution de notre outils de workflow devait convertir le document proprietaire Lotus Notes en PDF et regler tous nos problemes et finaliser le projet : - securiser le document a envoyer par email – ameliorer le WYSIWYG en apercu avant envoi pour les fax et les emails – envoyer des documents de qualite a nos collaborateurs – et effectuer un travail rapide pour ne pas laisser l’utilisateur bloque sur son poste lors de la conversion.

Si nous considerons que l’utilisateur pour envoyer un fax de 40 pages, devait imprimer ou retrouver l’archive du contrat a envoyer, y ajouter des pages d’entete explicatives du fax imprimees elles-aussi (issus de la version precedente du workflow), les positionner dans le telecopieur, faire le numero et envoyer. Et en considerant qu’en achetant, un seul outil (et le bon !!), nous avons resolu tous les problemes avec le serveur de fax et pu generer des fichiers Acrobat PDF globaux permettant de relier ensemble les documents qui etaient deja dans nos bases documentaires; nous devons passer aujourd’hui a l’utilisation entre 3 et 4 minutes pour le traitement numerique – recherches de contrat, liens, conversion, controle et envoi (fax, email ou impression) – alors qu’ auparavant le traitement durait entre 10 et 15 minutes (sans compter que des erreurs de manipulations pouvaient arriver) = amelioration du traitement entre 60% et 80% (tout en assurant un risque d’erreur de manipulation de 0%)

Pour l'evolution de notre workflow, la creation du document PDF etait necessaire parce qu'il fallait un format compatible avec notre serveur fax (investissement deja realise dans le passe et qu’il fallait rentabiliser), mais surtout parce nous devions egalement assurer l'integrite des documents crees (format et contenu) entre le document Lotus Notes lui-meme et le document fax envoye. La configuration de notre systeme et les contraintes d'utilisation imposait de lui-meme le choix d'une integration cote serveur.

Ce qui nous a principalement oriente vers DominoPDF, c'est que nous etions determines a trouver une solution qui nous eviterait d'installer une imprimante Acrobat sur le serveur, ou tout autre imprimante virtuelle de conversion pdf. Cette premiere condition a elimine une majorite des solutions proposees sur le marche.

Ensuite, il est clair que les autres fonctionnalites proposes par DominoPDF ont fini de nous convaincre : la portabilite de la solution, les options disponibles concernant la creation du document, la possibilite de fusion avec d'autres document pdf existants, sa flexibilite quant a son deploiement quel que soit le langage ou la plateforme developpement, la possibilite d’y apposer des tampons (utile lors de l’envoi d’une rectification ou lors d’un deuxieme envoi pour expliquer de ne pas executer 2x l’ordre), la simplicite d'utilisation des fonctions implementees.

A propos de l’auteur

Je suis responsable du departement IT depuis 5 ans maintenant. Je suis specialise dans les projets de workflow lies aux PGI et ERP. Mon departement a Paris est compose de 4 collaborateurs.

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